e-Urząd Skarbowy — brak fikcji doręczenia i ochrona podatnika

Sprawa dotyczyła decyzji Naczelnika Urzędu Celno-Skarbowego z dnia 24 czerwca 2024 r. w przedmiocie rozliczeń podatku od towarów i usług spółki za okres od sierpnia do grudnia 2013 r. Decyzję udostępniono na koncie pełnomocnika spółki – doradcy podatkowego i adwokata

• w systemie e-Urząd Skarbowy. Pełnomocnik nie pobrał pisma mimo przesłanych powiadomień, wobec czego organ przyjął tzw. fikcję doręczenia z dniem 8 lipca 2024 r. Wniesione w listopadzie

2024 r. odwołanie wraz z wnioskiem o przywrócenie terminu uznano za złożone z uchybieniem terminu, a Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie wyrokiem z dnia 24 kwietnia 2025 r. (sygn. akt I SA/Kr 189/25) oddalił skargę. Spółka podnosiła, że decyzja powinna zostać doręczona na adres ePUAP wskazany w pełnomocnictwie szczególnym (PPS-1), a nie przez e-Urząd Skarbowy. Rozpoznając skargę kasacyjną, skład orzekający powziął poważne wątpliwości i postanowieniem z dnia 16 marca 2026 r. przedstawił zagadnienie prawne do rozstrzygnięcia składowi siedmiu sędziów (czy późniejsza zgoda pełnomocnika na doręczanie korespondencji przez e-Urząd Skarbowy zmienia adres elektroniczny wskazany w pełnomocnictwie). Ostatecznie

• bez podejmowania abstrakcyjnej uchwały – poszerzony skład przejął sprawę do rozpoznania i wyrokiem z dnia 3 sierpnia 2026 r. uchylił zarówno wyrok WSA w Krakowie, jak i postanowienie

Dyrektora Izby Administracji Skarbowej, zasądzając na rzecz spółki zwrot kosztów postępowania.

Naczelny Sąd Administracyjny przesądził, że wyrażenie przez pełnomocnika zgody na doręczanie korespondencji na konto w e-Urzędzie Skarbowym (na podstawie art. 35e ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej) nie uchyla obowiązku doręczania pism pod adresem wskazanym w pełnomocnictwie szczególnym – zgoda na e-Urząd Skarbowy nie „nadpisuje” adresu ePUAP z formularza PPS-1. Pierwszeństwo ma tu reguła z art. 145 § 2 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którą pisma doręcza się pełnomocnikowi pod adresem podanym w pełnomocnictwie. Doręczenie przez e-Urząd Skarbowy pozostaje uprawnieniem organu, a nie jego obowiązkiem ani jedyną dopuszczalną drogą. Kluczowe znaczenie ma przy tym teza, że fikcja doręczenia nie znajduje zastosowania w e-Urzędzie Skarbowym – katalog przypadków doręczenia zastępczego (art. 150 Ordynacji podatkowej) ma charakter zamknięty i nie obejmuje sytuacji, w której pismo zostało jedynie udostępnione na koncie w tym systemie, a przepisu tego nie wolno wykładać rozszerzająco. W konsekwencji doręczenie przez e-Urząd Skarbowy jest skuteczne wyłącznie wtedy, gdy pełnomocnik faktycznie pobierze (odbierze) pismo, a za datę doręczenia uznaje się dzień rzeczywistego odbioru. Ciężar wykazania skutecznego doręczenia spoczywa na organie podatkowym, a nie na stronie ani jej pełnomocniku.

☎︎

+48 42 207 6666

Jeżeli pełnomocnik lub podatnik wyraził zgodę na doręczenia w e-Urzędzie Skarbowym, ale w pełnomocnictwie wskazał adres ePUAP, organ nie może traktować braku pobrania pisma z e-Urzędu Skarbowego jako doręczenia w drodze fikcji po upływie 14 dni – powinien doręczyć pismo na adres wskazany w pełnomocnictwie. Dla podatników oznacza to dodatkową ochronę jeśli decyzja jedynie „wisiała” na koncie i nie została pobrana, bieg terminu do wniesienia odwołania w ogóle się nie rozpoczął. Skutki orzeczenia mogą być daleko idące również dla organów skarbowych – tam, gdzie stosowały one fikcję doręczenia przez e-Urząd Skarbowy wobec pełnomocników mających wskazany adres ePUAP, można argumentować, że pisma i decyzje nigdy nie zostały skutecznie doręczone, a tym samym nie weszły do obrotu prawnego i nie rozpoczęły biegów terminów procesowych. Należy jednak pamiętać, że orzeczenie zapadło w formie wyroku, a nie uchwały – wiąże zatem przede wszystkim w rozpoznawanej sprawie, choć ze względu na skład siedmiu sędziów ma dużą wagę interpretacyjną i najprawdopodobniej będzie powoływane przez inne składy. Wyrok wpisuje się przy tym w szerszy problem nakładających się

kanałów doręczeń (ePUAP, e-Urząd Skarbowy, e-Doręczenia, Publiczna Usługa Hybrydowa), porządkując co najmniej jedną kwestię – brak fikcji doręczenia w e-Urzędzie Skarbowym.

Na dzień sporządzenia niniejszego opracowania nie zostało opublikowane pisemne uzasadnienie wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 3 sierpnia 2026 r. (sygn. akt I FSK 1307/25). Przedstawione powyżej tezy opierają się na ustnych motywach rozstrzygnięcia oraz doniesieniach medialnych i komentarzach eksperckich. Pełne rozumowanie prawne i ustalenia faktyczne Sądu będą znane dopiero po publikacji orzeczenia wraz z uzasadnieniem, co może wpłynąć na ocenę zakresu i praktycznych skutków wyroku.

Rekomendujemy przede wszystkim przegląd prowadzonych oraz zakończonych postępowań, w których decyzja lub inne pismo zostały „doręczone” w drodze fikcji doręczenia przez e-Urząd Skarbowy, mimo wskazania przez niego adresu ePUAP w pełnomocnictwie szczególnym. W takich sprawach warto rozważyć podniesienie zarzutu nieskutecznego doręczenia – w zależności od etapu sprawy poprzez wniosek o przywrócenie terminu i odwołanie, skargę do sądu administracyjnego bądź kwestionowanie samego wprowadzenia decyzji do obrotu prawnego. Podkreślamy jednocześnie, że wyrok nie zwalnia podmiotów z obowiązku bieżącego monitorowania konta w e-Urzędzie Skarbowym i pobierania udostępnianych dokumentów – korespondencji pojawiającej się w tym systemie nie można bezpiecznie ignorować. Każdy przypadek wymaga indywidualnej oceny, w tym z uwzględnieniem obowiązujących terminów oraz okresu przedawnienia.

Jeżeli mają Państwo wątpliwości, pytania lub chcą Państwo zweryfikować, czy w prowadzonych wobec Państwa postępowaniach doszło do prawidłowego doręczenia decyzji lub innych pism za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego, nasza Kancelaria pozostaje do Państwa dyspozycji. Chętnie przeanalizujemy Państwa konkretną sprawę i dobierzemy zindywidualizowaną strategię postępowania w stosunku do kształtującej się linii orzeczniczej. Zapraszamy do kontaktu.

Przedstawione informacje nie stanowią opinii prawnej. W celu uzyskania szczegółowych informacji lub pomocy prawnej prosimy o kontakt z Kancelarią: 42 207 66 66, kancelaria@krs-adwokaci.pl.

Zadzwoń

+48 42 207 66 66

Napisz

kancelaria@krs-adwokaci.pl

Dane kontaktowe i dojazd →