KRS Kancelaria · Compliance
RODO dla firm
RODO obowiązuje każdą firmę, która przetwarza dane osobowe — klientów, pracowników, kontrahentów — niezależnie od jej wielkości i formy prawnej. Mimo to wielu przedsiębiorców wciąż traktuje je jako biurokratyczny obowiązek dotyczący wyłącznie korporacji. To kosztowny mit: kontrole obejmują również najmniejsze podmioty, a dobrze wdrożone RODO bywa nie obciążeniem, lecz atutem budującym zaufanie klientów. KRS Kancelaria pomaga wdrożyć ochronę danych dopasowaną do realiów konkretnej firmy. Działamy w Łodzi i obsługujemy klientów z całej Polski.
Ochronę danych prowadzimy jako część szerszego systemu compliance — bo zgodność z RODO najlepiej działa, gdy łączy się z pozostałymi obowiązkami firmy, a nie funkcjonuje w oderwaniu od nich.
KRS
01
Dlaczego RODO to nie formalność
Za naruszenie przepisów grożą kary sięgające 20 milionów euro lub 4% rocznego obrotu firmy. W praktyce polski organ — Urząd Ochrony Danych Osobowych — nakłada kary znacznie niższe, ale dotkliwe, a większości z nich dałoby się uniknąć przez prawidłowe wdrożenie podstawowych procedur. UODO prowadzi też coroczne plany kontroli; w 2026 roku szczególną uwagę kieruje m.in. na firmy prowadzące działania marketingowe, platformy sprzedaży i dostaw online oraz podmioty lecznicze.
02
Jakie dokumenty RODO musi mieć firma
Zakres dokumentacji zależy od skali przetwarzania, ale pewne minimum obowiązuje nawet mikrofirmy. Należą do niego przede wszystkim polityka ochrony danych, rejestr czynności przetwarzania oraz umowy powierzenia danych zawierane z podmiotami zewnętrznymi — na przykład biurem rachunkowym czy firmą informatyczną. Do tego dochodzą procedury reagowania na naruszenia i dowody wdrożenia odpowiednich zabezpieczeń, które przy kontroli stanowią najważniejszy argument obronny.
Często popełnianym błędem jest kopiowanie gotowych wzorów bez dopasowania ich do rzeczywistej działalności. Taka dokumentacja bywa równie ryzykowna jak jej brak — bo opisuje procesy, których w firmie nie ma, a pomija te, które faktycznie zachodzą. Dlatego każde wdrożenie poprzedzamy analizą tego, jakie dane i w jakim celu firma rzeczywiście przetwarza.
03
Inspektor Ochrony Danych — kiedy jest obowiązkowy
Wbrew obiegowej opinii większość małych firm nie ma obowiązku powoływania Inspektora Ochrony Danych. Jest on konieczny zasadniczo w trzech sytuacjach: gdy przetwarzania dokonuje podmiot publiczny, gdy główna działalność polega na regularnym i systematycznym monitorowaniu osób na dużą skalę, albo gdy firma przetwarza na dużą skalę dane szczególnych kategorii. Pomagamy ustalić, czy obowiązek dotyczy Państwa firmy — a jeśli tak, funkcję IOD może pełnić również podmiot zewnętrzny na podstawie umowy.
04
Jak wygląda wdrożenie RODO
Zaczynamy od audytu: sprawdzamy, jakie dane firma przetwarza, w jakich procesach i na jakiej podstawie prawnej. Następnie przygotowujemy dopasowaną dokumentację, wdrażamy procedury, zawieramy niezbędne umowy powierzenia i — w razie potrzeby — szkolimy zespół. W bardziej złożonych przypadkach przeprowadzamy ocenę skutków dla ochrony danych (DPIA), wymaganą tam, gdzie przetwarzanie wiąże się z wysokim ryzykiem dla osób, których dane dotyczą.
Ochrona danych szczególnie mocno wiąże się z działalnością internetową, gdzie dane klientów przetwarzane są na każdym kroku. Firmom działającym w sieci doradzamy więc łącznie — w zakresie prawa nowych technologii i e-commerce, w tym przy regulaminach dla e-commerce, które muszą być spójne z polityką prywatności sklepu.
Kontakt
Skontaktuj się z nami
Chcą Państwo wdrożyć RODO od podstaw albo sprawdzić, czy obecna dokumentacja obroni się przy kontroli? Zapraszamy do kontaktu. Przeprowadzimy audyt i przygotujemy rozwiązania dopasowane do Państwa firmy — bez zbędnej biurokracji, za to zgodne z prawem.